Sobre nosotrosOffice with glass windows

El sábado 14 de marzo de 2020 fue el día en el que se publicó en el BOE el inicio del Estado de Alarma en España. Ese mismo día nos escribimos por nuestro canal de WhatsApp para comentar la noticia y acordamos que a partir del lunes todo el mundo se quedaría trabajando en casa.

No planificamos nada ni cambiamos nuestras herramientas ni nuestra manera de trabajar. Simplemente un viernes estábamos en la oficina y el lunes siguiente ya éramos una empresa full remote.

Los procesos

Desde siempre Juan Carlos y yo hemos sido bastante maniáticos con los procesos. Nos gusta dejar registro de todo lo que hacemos y no nos gustan las interrupciones por lo que intentamos que todo el flujo de trabajo se realice por escrito y de la forma más asíncrona posible.

Esto que parece lógico no es ni mucho menos lo habitual, y en muchas oficinas gran parte de las tareas se siguen comunicando de forma oral (ya sea presencialmente o a través de teléfono), pero esto no hace que no me parezca una manera un tanto invasiva y proclive a confusiones.

Las herramientas

En Humaniza tenemos un flujo de herramientas de trabajo, que si bien no es perfecto, nos permite trabajar como os he comentado.

Para empezar todos tenemos cuentas de Google G Suite, lo que nos ofrece el state of the art del correo electrónico unido a la potencia y flexibilidad de Google Drive, que usamos para documentar todo lo que podemos.

Google Drive

En nuestro Google Drive hay toda la información, recursos y conocimientos acumulados por cada una de las personas que en algún momento han formado parte de Humaniza. Y la capacidad que nos da poder encontrar cualquier dato de forma instantánea a través de su buscador aún a día de hoy me parece magia.

Toda la comunicación con el exterior la realizamos por email, pero internamente nos gestionamos a través de Asana.

Asana es una herramienta que desde que la descubrí en 2013 parece haber sido diseñada a medida para nosotros. Cubre todas nuestras necesidades de gestión de tareas y lo hace con la complejidad justa y necesaria.

Vista kanban en Asana

En ella apuntamos todas las tareas que tenemos pendientes de realizar, y nos las asignamos los unos a los otros sin necesidad de enviar ni un solo email. Ah, y se conserva todo el histórico de tareas realizadas, con el registro que se hizo para poderlo consultar en cualquier momento. Otra vez, magia.

Y finalmente la parte de control de tiempo empleado en los proyectos, de compras y facturación la tenemos centralizada en FreeAgent, un software de gestión de negocios para autónomos y pymes.

Vista del dashboard en FreeAgent

FreeAgent es simple pero no he encontrado otro programa que nos facilite el control de los flujos de entrada y salida de dinero mejor que él. La única pega que le podría achacar es que es un programa Escocés, pensado para el Reino Unido y eso hace que una parte de su funcionalidad no la podamos aplicar por las diferencias en la legislación de ambos países.

Las claves

Todas esas soluciones tienen en común que son 100% online y no dependen de su instalación en un ordenador para poder ejecutarse, y ahí está una parte del éxito: no tenemos servidores con instalaciones de software en red que además se tengan que mantener ni necesitamos instalar ningún programa en nuestro ordenador para poder trabajar.

Otra parte necesaria es la mentalidad de trabajar procurando no interrumpir a los demás compañeros y sin que éstos te molesten a ti. Para ello, evitar el uso del teléfono para coordinar tareas y usar un sistema de gestión de proyectos ha sido un punto importante.

Para que una empresa pueda realizar exitosamente esta conversión es importante implantar correctamente las herramientas online necesarias y adaptar los procesos «offline» a ellas. Si queréis saber más sobre cómo podemos ayudaros a diseñar y ejecutar esta transformación en vuestro negocio, podéis contactarnos a través del formulario que encontraréis unas líneas más abajo.

El futuro

De momento hemos aprovechado este periodo de confinamiento para dejar lo que durante los últimos 7 años ha sido nuestra oficina. ¿Cuando vuelva a la normalidad seguiremos en remoto? Seguramente no, pero no porque no nos sea posible. Todos los miembros del equipo ya hace tiempo que realizamos el trabajo cada día en la ubicación que mejor nos convenga, y el disponer de una oficina común nos da más libertad y flexibilidad.

El día que tengamos más trabajadores deslocalizados que trabajadores en los alrededores de la oficina nos volveremos a replantear la situación, pero hasta ese momento, seguiremos siendo una empresa distribuida a ratos.


Contacta con nosotros




Acepto la política de privacidad