En los próximos meses, muchas personas autónomas y pequeñas empresas tendrán que adaptar la forma en que emiten sus facturas. ¿El motivo? Nuevas normas que buscan digitalizar la economía y reducir el fraude fiscal.
Dos grandes novedades están en camino:
1. La Factura Electrónica Obligatoria
2. El sistema Verifactu
A continuación te explicamos de forma sencilla qué son, cómo te afectan y qué debes hacer para estar al día.
1. ¿Qué es la Factura Electrónica Obligatoria?
Es una medida incluida en la Ley 18/2022, también llamada Ley Crea y Crece, que obliga a emitir y recibir facturas solo en formato digital (PDF estructurado, no solo imagen). Esta obligación afectará a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
¿Para qué sirve?
- Reducir la morosidad (facturas impagadas).
- Digitalizar la relación comercial entre empresas.
- Mejorar la eficiencia y trazabilidad de las operaciones.
¿Cuándo entra en vigor?
Todo depende del volumen de facturación:
- Empresas que facturan más de 8 millones de euros al año: se espera que estén obligadas en 2026.
- Empresas y autónomos con menos facturación: la obligación llegaría en 2027.
Importante: Estos plazos comenzarán a contar desde que se apruebe el reglamento que desarrolla la Ley. Según la disposición final octava de la Ley 18/2022, las empresas grandes tendrán 1 año para adaptarse, y las demás, 2 años.
2. ¿Qué es el sistema Verifactu?
Es un conjunto de reglas técnicas para el software de facturación, creado para evitar el fraude fiscal. No es una aplicación, sino una normativa incluida en la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y detallada en el Real Decreto 1007/2023.
¿Qué busca?
- Eliminar programas que permiten borrar o modificar facturas.
- Controlar que todo lo que se factura quede registrado correctamente.
- Aumentar la transparencia en los ingresos declarados.
¿Qué debe hacer tu programa de facturación?
- No permitir que se borren facturas una vez creadas (solo se corrigen con facturas rectificativas).
- Generar un registro interno por cada factura, al momento de emitirla.
- Encadenar los registros para que no falte ninguno.
- Guardar los registros durante al menos 4 años (más el actual).
- Mostrar toda la información de forma clara y accesible.
- Incluir un código QR en cada factura (sirve para verificarla).
- Estar preparado para enviar los datos a la Agencia Tributaria (AEAT), aunque hacerlo será voluntario.
Además, el sistema debe llevar un «registro de eventos» (un historial interno) que muestre todo lo que se hace en el programa.
¿A quién afecta Verifactu?
A todas las personas y empresas que deben emitir facturas, excepto:
- Las que ya están en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información).
- Algunas actividades o regímenes especiales (bancos, energía, REAGP).
- Contribuyentes del País Vasco y Navarra (por tener normativa propia).
¿Qué pasa si no cumplo?
Las sanciones pueden ser elevadas:
- Hasta 150.000 € para empresas que vendan software que no cumple Verifactu.
- Hasta 50.000 € al año para quienes usen software no certificado.
- Incluso tener un software no conforme, aunque no se use, puede ser sancionado con 50.000 €.
¿Qué ayudas existen?
Si estás en el programa Kit Digital, hay una categoría específica para financiar software de facturación electrónica y Verifactu. También se espera que la AEAT ofrezca un programa gratuito (aunque básico) para quienes no puedan permitirse otro sistema.
¿Qué diferencias hay entre la Factura Electrónica y Verifactu?
Aunque están relacionadas, cada una tiene un enfoque distinto:
| Aspecto | Factura Electrónica | Verifactu |
|---|---|---|
| Ley | Ley 18/2022 (Crea y Crece) | Ley 11/2021 (Antifraude) |
| Objetivo | Digitalizar y reducir morosidad | Evitar el fraude fiscal |
| Formato | Solo electrónico (B2B) | Aplica a papel y electrónico |
| Responsable | Ministerio de Economía | Ministerio de Hacienda |
| Envío a AEAT | No obligatorio | Software debe poder hacerlo |
| QR obligatorio | No | Sí, con formato y ubicación específicos |
| Inicio previsto | 2026-2027 (según facturación) | 2026 (según tipo de contribuyente) |
¿Qué es el QR tributario?
Es un código que debe aparecer en cada factura conforme a Verifactu. Incluye información clave:
- NIF del emisor, número y fecha de la factura, importe total, y una URL de verificación.
- Tamaño: entre 30×30 mm y 40×40 mm.
- Debe colocarse en la parte superior de la factura, con la frase «QR tributario:».
- Si el sistema es Verifactu (que sí envía datos a la AEAT), debe indicar “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
El cliente puede escanear el código con su móvil y, si la AEAT ya tiene registrada esa factura, lo podrá comprobar al instante.
Calendario de fechas importantes
Fabricantes de software:
- Deben adaptar sus programas a Verifactu antes del 29 de julio de 2025.
Empresas y autónomos (usuarios):
- Si eres empresa (Impuesto de Sociedades, no en SII): obligatorio desde el 1 de enero de 2026.
- Si eres autónomo (no sujeto al IS, no en SII): obligatorio desde el 1 de julio de 2026.
Factura electrónica entre empresas (B2B):
- Empresas con más de 8M € de facturación: desde 2026.
- Empresas con menos de 8M € de facturación: desde 2027.
En resumen
Tanto la Factura Electrónica como Verifactu te obligarán a actualizar tu forma de facturar. Es un cambio importante, pero también una oportunidad para digitalizar tu negocio, evitar errores y cumplir con Hacienda.
¿Qué debes hacer ahora?
- Asegúrate de que tu software se adaptará a Verifactu y a la Factura Electrónica.
- Pide al proveedor una declaración responsable que certifique que cumple la ley.
- Infórmate sobre las ayudas del Kit Digital para actualizar tu sistema.
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